Administrasi Peserta Didik

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Administrasi pendidikan merupakan suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu oragnisasi guna mencapai tujuan dari oragnisasi tersebut. Dengan demikian administrasi merupakan suatu sistem yang terpaut dengan organisasi. Bahkan dapat dinyatakan pula bahwa Administrasi adalah upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama. Sedangkan Pendidikan menurut UUSPN 1989 adalah usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan pengajaran dan latihan bagi peranannya di masa yang akan datang.

Dalam administrasi pendidikan terdapat beberapa bidang-bidang yang dikaji. komponen sekolah yang menjadi objek fungsi administrasi itu sendiri. Ada juga yang menganggapnya sebagai subtansi administrasi pendidikan bahkan ada yang menganggapnya sebagai komponen administrasi pendidikan. Menurut Suryosubroto ( 2004 : 25 ) adapun bidang – bidang dalam administrasi pendidikan adalah administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.

Siswa adalah unsur yang sangat penting dalam kegiatan pendidikan dan pengajaran di sekolah. Lembaga pendidikan didirikan untuk kepentingan siswa. Oleh sebab itu perlu mendapat perhatian yang cukup dari pelaksanaan pendidikan agar tercapainya tujuan pendidikan nasional secara utuh.

Maka dari itu, sebagai calon pendidik nantinya, agar mampu dalam melakukanadministrasi bagi siswanya sehingga proses pembelajaran berjalan dengan baik maka perlu memahami tentang administrasi kesiswaan / peserta didik tersebut. Oleh karena itu, penulis mencoba membuat sebuah makalah yang membahas mengenati administrasi peserta didik.

Yang akan dibahas dalam makalah ini adalah :

1.      Pengertian administrasi peserta didik

2.      Proses administrasi peserta didik

3.      Instrumen administrasi peserta didik ( manual dan elektronik )

4.      Peran guru dalam administrasi peserta didik

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil ( kelompok ) dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Sedangkan peserta didik / murid / siswa di dalam KBBI ( Nurhasanah, 2007 : 345 ) berarti orang (anak yang sedang berguru (belajar, bersekolah). Jadi, dapat disimpulkan secara ringkas bahwa administrasi peserta didik adalah suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil ( kelompok ) dalam upaya mengelola peserta didik / siswa untuk mencapai tujuan pendidikan.

Selanjutnya mengenai pengertian dan konsep administrasi peserta didik , ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian peserta didik / siswa antara lain :

1.      Menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992 : 113 ) administrasi peserta didik adalah “ proses pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan murid menamatkan pendidikannya “.

2.      Menurut Suharsimi, dkk ( 2008 : 57 ) administrasi siswa sendiri dapat di definisikan sebagai “ pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang di sebabkan karena tamat atau sebab lain “.

3.      Menurut Asnawir ( 2005 : 167 ) administrasi kesiswaan merupakan “ bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan “.

Dari berbagai pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

B. TUJUAN ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

Secara umum, tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan siswa agar kegiatan-kegiatan tersebut menunjang proses belajar mengajar disekolah, lebih lanjut, proses belajar mengajar disekolah dapat berjalan lancar, tertib dan teratur sehingga dapat memberikan kontribusi  bagi pencapaian tujuan sekolah dan tujuan pendidikan secara keseluruhan.

Tujuan khusus administrasi kesiswaan adalah sebagai berikut ( Eka, 2007 : 9 ).

1)   Meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan psikomotor peserta didik.

2)  Menyalurkan dan mengembangkan kemampuan umum (kecerdasan), bakat dan minat peserta didik.

3)   Menyalurkan aspirasi, harapan dan memenuhi kebutuhan peserta didik.

4)   Dengan terpenuhinya hal tersebut diharapkan peserta didik dapat mencapai kebahagiaan dan kesejahteraan hidup yang lebih lanjut dapat belajar dengan baik dan tercapai cita-cita mereka

Sedangkan tujuan administrasi peserta didik menurut McKnow ( dalam Asnawir, (2005 : 168) ) yaitu :

1)  Membantu semua peserta didik belajar bagaimana menggunakan waktu luang mereka secara lebih bijaksana.

2)  Membantu semua peserta didik meningkatkan dan memanfaatkan secara membangun dalam bakat dan ketrampilan unik yang mereka miliki.

3)   Membantu semua peserta didik mengembangkan minat, bakat dan ketrampilan kreasi baru.

4)   Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap yang lebih positif terhadap nilai kegiatan yang kreatif.

5)   Membantu semua peserta didik meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka dalam fungsinya sebagai pemimpin atau anggota kelompok.

6)   Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap yang lebih realistis dan positif terhadap dirinnya sendiri dan orang lain.

7)   Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap yang lebih positif terhadap sekolah, sebagai hasil partisipasi dalam program kegiatan peserta didik.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa tujuan adanya administrasi peserta didik dalam pendidikan adalah secara umum adalah untuk mengatur semua kegiatan yang berkaitan peserta didik agar proses belajar mengajar berjalan secara efektif dan efisien sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai dengan maksimal.

Sedangkan tujuan secara khusus adalah membantu peserta didik meningkatkan dan mengembangkan sikap, pengetahuan, kdemampuan, dan keterampilan terhadap sesuatu hal, membantu peserta didik mengembangkan minat, bakat sesuai kebutuhannya, membantu peserta didik mengembangkan sikap positif dan realistis, membantu peserta didik menggunakan waktu luangnya, dan membantu peserta didik untuk memperoleh kebahagiaan dan kesejahteraan hidupnya dengan tercapainya dan terselesaikannya pendidikaanya dengan maksimal.

B. PROSES ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

Menurut Sutisna ( 1991 : 56 ) adapun proses administrasi peserta didik adalah :

1)      Perencanaan dan penerimaan siswa baru

Dalam perencanaan ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu : (a) penetapan daya tampung sekolah, dapat dilakukan dengan formulanya :

DYT = BB x MB – ATK

Keterangan :

DYT          = daya tampung

BB             = banyaknya bangku

MB            = muatan bangku

ATK          = anak tinggal kelas

 (b) penetapan syarat calon siswa, dengan syarat yang sudah ditetapkan biasanya oleh Depdikbud dan dijadikan pedoman bagi sekolah – sekolah

(c)  penetapan panitia penerimaan siswa baru,

Sedangkan dalam penerimaan siswa baru, adapun kegiatan yang dilakukan adalah :

(a)    mengadakan publikasi,

(b)   mempersipkan formulir pendaftaran,

(c)    menerima atau melayani pendaftaran,

(d)   melaksanakan penyaringan,

(e)    pengumuman calon yang diterima,

(f)    membuat laporan pertanggung jawaban

2)      Orientasi siswa baru

Beberapa kegiatan yang dilaksanakan adalah :

(a)    memperkenalkan fasilitas sekolah

(b)   memperkenalkan civitas akademika

(c)    memperkenalkan program sekolah

3)      Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah

Yang terpenting dalam kegiatan ini adalah bagaimana tegaknya disiplin yang baik di sekolah dan siswa patuh akan tata tertib sekolah.

4)      Pembinaan Kesiswaan

Dalam kegiatan ini, dapat dilakukan melalui empat jalur yaitu organisasi kesiswaan, latihan kepemimpinan, kegiatan ekstrakurikuler, dan kegiatan wawasan wiyata mandala.

Sedangkan menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992 : 48 ) proses – proses dari administrasi murid adalah :

1)      Penerimaan murid, adapun kegiatannya adalah penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat murid baru, dan pembentukan panitia / petugas penerimaan murid baru

2)      Pembinaan murid, adapun kegiatannya adalah orientasi untuk murid baru, peraturan kehadiran murid, pencatatan murid di kelas, pembinaan disiplin murid, pemberian ganjaran dan hukuman.

3)      Promosi dan mutasi

4)      Pemberhentian murid dari sekolah

Selanjutnya menurut Mulyasa ( 2006 : 90 – 99 ) kegiatan yang dilkasanakan dalam rangka administrasi peserta didik dibagi atas tiga tahapan yaitu :

1)      Kegiatan awal tahun pelajaran

Kegiatan yang dilakukan adalah penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan peserta  baru

2)      Selama tahun pelajaran

Kegiatan yang dilakukan adalah orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman

3)      Akhir tahun ajaran

Kegiatan administrasi yang dilakukan oleh administrator adalah menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan Kenaikan kelas.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator yaitu 1) kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan ( penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan peserta  baru ) dan penerimaan peserta didik baru, 2) selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman, 3) akhir tahun ajaran yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta didik dari sekolah karena tamat.

C. INSTRUMEN ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

          Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan. Instrumen yang dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain menurut Suryosubroto ( 2004 : 80 – 81 ) : 

1)   Buku Induk

Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi mengenai nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah yang bersangkutan.

2)   Buku Klaper

Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang penting-penting. Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk itu. Daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama buku klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama murid disusun menurut abjad.

3)   Buku/Daftar Keadaan Siswa

Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah. Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi setiap bulannya.

4)   Daftar Hadir Siswa

Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah.

5)   File Penyimpan Berkas Siswa

Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik oleh sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.

  Mantja ( dalam Asnawir, 2005 : 170 ) menyebutkan ada beberapa intrumen yang diperlukan dalam administrasi siswa yaitu :

1)      Buku induk siswa

2)      Buku Klaper

3)      Daftar keadaan siswa

4)      Buku mutasi siswa

5)      Pencatatan kehadiran siswa

(a)    Papan absensi harian siswa, berada di kelas

(b)   Buku absensi harian siswa, yang dimiliki semua guru

(c)    Rekapitulasi absensi siswa, diperlukan kepala sekolah

Selain itu, Suharsimi ( 2008 : 62 ) mangatakan bahwa catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua yaitu :

1)      Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi :

(a)    buku induk, (b) buku klaper, (c) catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan ( bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah ada yang dari produk sekolah itu sendiri ).

2)      Catatan siswa untuk masing – masing kelas, yaitu :

(a)    buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, (b) buku presensi kelas, (c) buku catatan BK, (d) buku catatan prestasi murid meliputi buku daftar nilai dan buku lagger, (e) buku raport, (f) buku mutasi

Berdasarkan pendapat – pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper, buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.

Adapun contoh buku induk seperti berikut:

NIS                                                      :

NISN                                                   :

NAMA LENGKAP SISWA                :

TEMPAT, TANGGAL LAHIR           :

JENIS KELAMIN                               :

ALAMAT                                           :

NAMA AYAH                                   :

NAMA IBU                                        :

ALAMAT WALI                                :

AGAMA                                             :

ANAK KE-                                         :

JUMLAH SAUDARA                        :

ALAMAT                                           :

TAHUN PENDAFTARAN                 :

ASAL SEKOLAH                               :

KETERANGAN ORANG TUA      

NO	KETERANGAN	AYAH	IBU
1	NAMA
2	TEMPAT, TANGGAL LAHIR
3	PENDIDIKAN TERTINGGI
4	PEKERJAAN
5	PENGHASILAN PERBULAN
6	ALAMAT

KETERANGAN WALI

NO	KETERANGAN
1	NAMA
2	TEMPAT, TANGGAL LAHIR
3	PENDIDIKAN TERTINGGI
4	PEKERJAAN
5	PENGHASILAN PERBULAN
6	ALAMAT

D. PERAN GURU DALAM ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

Menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992  : 56 ) adapun peranan guru dalam administrasi murid adalah 1) sebagai panitia penerimaan murid baru, 2) berperan dalam memudahkan murid agar dapat beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah, 3) mencatat setiap kehadiran murid secara kontinyu dan teliti, 4) menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa untuk berprestasi tinggi, dan 5) menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik.

Menurut Sutisna ( 1991 : 46 ), peran guru dalam administrasi siswa adalah :

1)   Menyeleksi siswa baru.

2)   Menyelengarakan pembelajaran.

3)   Mengontrol kehadiran siswa.

4)   Melakukan uji kompetensi akademik / kejuruan.

5)   Melaksanakan bimbingan karier serta penelusuran lulusan.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan. 

 

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Tujuan adanya administrasi peserta didik dalam pendidikan adalah secar umum adalah untuk mengatur semua kegiatan yang berkaitan peserta didik agar proses belajar mengajar berjalan secara efektif dan efisien sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai dengan maksimal.

Dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator yaitu 1) kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan ( penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan peserta  baru ) dan penerimaan peserta didik baru, 2) selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman, 3) akhir tahun ajaran yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta didik dari sekolah karena tamat.

Instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper, buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.

peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan.

B. SARAN

Demikianlah makalh ini penulis buat dengan sebaik – baiknya. Mohan saran apabila terdapat kekurangan dalam makalah ini.

DAFTAR RUJUKAN

Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang : IAIN IB Press

Eka Prihatin. 2007. Manajement Peserta Didik. Bandung: Alfabeta

Mulyasa. 2006. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: PT Remaja

Rosdakarya

Nurhasanah. 2007. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka

Suharsimi, Arikunto, dkk. 2008. Manajemen Pendidikan. Yogyakarta:

Aditya Media

Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan Di Sekolah. Jakarta: Rineka

Cipta

Sutisna. 1991. Administrasi Pendidikan, Dasar, Teori, dan Praktek

Profesional. Bandung: Andi Offset

Sutjipto, dkk. 1991/1992. Administrasi Pendidikan. Jakarta : Depdikbud